W dobie kryzysu gospodarczego nieodzownym elementem dobrego zarządzania biznesem jest umiejętne weryfikowanie kosztów. To od umiejętnego planowania, szacowania, pozyskiwania i kontrolowania kosztów, może zależeć wzrost przychodów i tym samym pozycja na rynku, ale także przetrwanie biznesu w ogóle.

W wyniku różnych sytuacji na rynku, zauważyłam, że na osiedlach pojawiają się nowe miejsca usługowe. Należy jednak pamiętać, że dla nowo powstającego miejsca najważniejsze będzie odpowiednie planowanie i rozplanowanie kosztów do czasu i możliwości zysków. Proces, polegający na przyporządkowaniu szacunkowego kosztu do każdego zadania w projekcie to, szacowanie kosztów. Szacownie kosztów następuje w każdej firmie, niezależnie od jej stażu. Uwzględnia on koszty uzyskania odpowiedniej jakości, koszty związane z ryzykiem, koszty wszystkich zadań uwzględnionych w danym projekcie, koszty pośrednie oraz bezpośrednie, ogólne koszty organizacji oraz przewidywane zyski. Tak, tak tutaj musimy założyć ile możemy zarobić. Obliczenie całkowitego kosztu w organizacji, lub kosztu danego projektu to budżet jakim zarządza się w celu realizacji danego projektu / biznesu. Zawsze, niezależnie od sytuacji na rynku, od tego czy jest to nowy, czy juz funkcjonujący biznes lub projekt, nieodzowną jego częścią musi być kontrola kosztów. Dzięki kontroli możemy modyfikować wydatki (ale i zyski) w zależności od ewentualnych zmian, jakie zachodzą na rynku. Dla przykładu, czynsz jest kosztem stałym, ale… no właśnie wszyscy wiemy jaką mamy obecnie sytuację na rynku. Odpowiednie kontrolowanie kosztów / wydatków zagwarantuje, iż nie będziemy mieli przykrej niespodzianki na koniec okresu rozliczeniowego z pogrążeniem w kosztach, bo… nie zwróciliśmy uwagi na fakt, że przy założonej cenie zwiększają nam się koszty, czyli… tak dobrze myślicie, gdy zwiększają się koszty, a cena pozostaje bez zmian, to ostatecznie zmniejsza się zysk. Jeśli koszty przysłowiowo “zjedzą”  zyski, bo nie kontrolowaliśmy tego i nie zareagowaliśmy w odpowiednim czasie, to już jest duży problem, bowiem  w tym momencie generujemy straty. Należy pamiętać, że koszty, to nie tylko czynsz, pracownicy i produkty, to cała masa różnych pozycji w firmie, wpływających na funkcjonowanie biznesu.

Jak powstają koszty i jakie jest ich zachowanie?

Koszty mogą powstawać w dwojaki sposób. Np. kiedy właściciel SPA kupuje kapsułę do zabiegów, to nie jest to koszt, a jedynie wydatek pieniężny. W wyniku tej transakcji ubywa pieniędzy, ale przybywa w to miejsce nowy środek trwały. Suma aktywów pozostaje więc bez zmian, dlatego nie mamy do czynienia z kosztami. Kapsuła będzie użytkowana co najmniej kilka lat i jej wartość z roku na rok będzie się zmniejszać. Wydatek poniesiony na jej zakup będzie się stawał kosztem stopniowo, poprzez cały okres jej użytkowania. Jeżeli gotówka wydawana jest na wynagrodzenia, dzierżawę czy ubezpieczenia, to koszty powstają w inny sposób. Następuje tutaj ubytek gotówki, ale w zamian nic w aktywach nie przybywa. Kalkulacja kosztów w skali rocznej w tym przypadku jest znacznie łatwiejsza. Istnieją także tzw. koszty własne produkcji / usługi. Tutaj w zależności od rodzaju usług, zabiegów, czy innych produktów koszty mogą przybierać formę tzw. wydatków, gdzie wydatek to np. zakup preparatów. Wydatek niemający charakteru kosztów, a mimo wszystko nim jest, to np. podatek. Z punktu widzenia sposobu zachowania się kosztów w zależności od rozmiarów sprzedaży, możemy rozróżniać trzy następujące kategorie kosztów: koszty stałe, koszty zmienne oraz koszty mieszane. No właśnie i aby nimi zarządzać, należy dobrze je poznać, bo zależności między nimi będą świadczyć o tym, czy macie stabilną, czy raczej chwiejną pozycje na runku.

Niezbędne elementy w analizowaniu finansów, to m. in.:

• stopa zwrotu z inwestycji w ogóle, czyli stopa zwrotu z nowo powstającego biznesu, czy też projektu;
• próg rentowności;
• przepływ pieniężny na danym urządzeniu, zabiegu, usłudze;
• prawidłowa kalkulacja zabiegu.

Stopa zwrotu z inwestycji, czy próg rentowności mogą być nieco trudniejsze do samodzielnego obliczenia, i tutaj można poprosić o pomoc księgowego, czy innego finansistę, z pewnością bez problemu pomogą. Jednak, przepływ pieniężny na danym urządzeniu, każdy właściciel oraz manager Salonu powinien umieć obliczyć, o odpowiedniej kalkulacji zabiegowej już nie wspomnę. To wręcz kluczowa wiedza, do działania w biznesie.

Kalkulacja zabiegu.

Jednym z bardzo ważnych aspektów pilnowania budżetu, kosztów i zysków, to odpowiednia kalkulacja zabiegu. Wiele punktów zabiegowych patrzy na sugerowaną cenę producenta, sprzętu, czy też preparatu, ale czy ta sugerowana cena będzie odpowiednia dla Was? Producent ani handlowiec, nie zna Waszych kosztów, nie wie ile wydajecie na koszty stałe i zmienne, w jakiej lokalizacji mieści się Wasz punkt usługowy. Bliżej centrum koszty lokalu zazwyczaj są wyższe, im dalej od centrum niższe, a cena sugerowana ta sama. Powinno to skłonić managera do przeliczenia takiej ceny, czy ta sugerowana, aby na pewno będzie odpowiednia. Każda cena usługi powinna pokryć wszystkie koszty, a jest ich sporo, to nie tylko preparat, tych pozycji jest co najmniej kilkanaście, w tym godzina pracy pracownika, amortyzacja sprzętu, itd., itd.. Czasami spotykałam się z praktyką, kopiowania ceny od konkurencji, ale uwaga, to jest ta sama pułapka. Nie wiemy jakie koszty ma konkurencja, widzimy tylko cenę zbytu. Skąd wiadomo, że ta cena będzie odpowiednia dla Was? Inną praktyką jest dodawanie do ceny produktu ok 80% i to ma załatwić sprawę. Często na moje pytanie ile jest zysku na zabiegu słyszę: no właśnie 80%. No i tutaj muszę Was rozczarować, niestety NIE! Koszt preparatu to jedna ze składowych, przecież, robicie często demakijaż, przygotowujecie miejsce, używacie różnych dodatkowych rzeczy i produktów, są urządzenia, które się amortyzują, pracownik i wiele, wiele innych pozycji składających się na ten zabieg. Nie liczycie tego, ale zużywacie, później trzeba jeszcze zapłacić, podatki i ZUS-y, i… no właśnie, gdzie są pieniądze? A przecież po drodze robicie rożnego rodzaju reklamy, opłacacie usługi marketingowo PR-owe i wiele innych elementów nie składających się na zabieg, a trzeba je opłacić, prawda? Jak to zrobić? Trzeba odpowiednio przeanalizować koszty. W swojej praktyce wielokrotnie spotykałam Salony, które dużo pracowały, miały sporo klientek powracających, dobrą atmosferę i wydawałoby się, że powinny zarabiać przysłowiowe miliony, a często brakowało na czynsz. Bo diabeł tkwi w szczegółach, i  jednym z tych szczegółów jest dobra kalkulacja zabiegu.

Szukanie oszczędności, a jakość.

Oszczędności można również poszukać w samych produktach oraz odpowiedniej organizacji pracy. Gaszenie świateł, gdy nikogo nie ma w pomieszczeniu, odpowiednie zużywanie materiałów, szukanie i weryfikowanie ich dostawców, itp. Należy jednak pamiętać, że przy jakimkolwiek oszczędzaniu, klient nie może utracić jakości usługowo-obsługowej! Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce, stracicie klientów. Klient wcześniej czy później zorientuje się, że coś jest nie tak i poczuje się oszukany, a to najgorszy scenariusz. Jeżeli będziecie chcieli uciąć na czasie, jakimś elemencie zabiegu, produkcie, to klient powinien wiedzieć, że jest to nieco inny zabieg, niż ten za wyższą kwotę, którą oferowaliście wcześniej, lub którą nadal oferujecie, a ta niższa jest opcją do wyboru. Być może w sytuacji, gdy portfele klientów też mogą odczuwać sytuację gospodarczą, niższa cena zabiegu będzie dobrym pomysłem, ale podkreślam, klient musi być świadomy za co płaci. Nie dla wszystkich obecna sytuacja musi być trudna, wiele klientów chce, i nadal będzie szukało zabiegów wypełnionych finezją i dodatkami. Nawet jak doskonale skalkulujecie cenę zabiegu, ale jakość obsługowo-usługowa nie będzie na odpowiednim poziomie, również nie będzie dużych zysków.

W branży Beauty & Med, SPA i Wellness wiele czynników składa się na sukces. Zawsze należy pamiętać o odpowiedniej kulturze, dyplomacji personelu i wielu innych aspektach w zależności od specyfiki i charakteru miejsca. Natomiast odpowiednie kalkulowanie kosztów, zabiegów, ich analiza i kontroling, to wręcz nieodzowne elementy biznesu, dzięki którym wiadomo, jakie mamy zapasy, jak mocno idziemy w górę (lub w dół), kiedy i na jakie promocje możemy sobie pozwolić oraz wiele innych elementów w realizacji biznesu, wszelkiego planowania i działań PR.